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今さら聞けない!メールの作法、出来るメールの使い方

みなさんは、ビジネスシーンにおいて、メールを利用する機会はありますか?

特にサラリーマンの方は、取引先とや顧客とのやり取り、上司や部下との社内のやり取りなど、今やLINEなども社内のコミュニケーションツールとして導入している企業などもありますが、恐らくかしこまらなければならないシチュエーションには、当然しっかりとメールを使ってのやり取りのほうがビジネスとしては、当たり前な感じですよね。

ただ、そのメールも読んでもらわないと、次のやり取りが始まりませんし、そのメールを読んでもらったかどうかを、メールを送ったあとに電話して確認していては、本末転倒な気もします。(実際に、そういう会社もあったのを筆者はしていますが・・・)

そこで、いったいどういったメールを書くのが、良いのでしょうか?

ここでは、あまり意味を知らない人も多いであろう「TO」や「CC」の使い方について書きます。

「CC」とはなにか

「CC」とは・・・Carbon Copy<カーボン・コピー>の省略表記です。
つまり、コピーというだけあって、複写というやつですね。要するに、領収書や宅配便の受け取り時にサインする紙など、自分と相手の両者の情報共有が目的です。

「CC」によくある話

ビジネスにおいて、この「CC」を使ってメールが送られてくる場合がよくあります。それは、この「CC」に入れられているメンバーにも、関係者であるためか、念の為に同じメールを送らせていただいてますということ。

それにも関わらず、「CC」に入れているメンバーがメールを読んでいないということも、しばしば起こります。例えば、なにかしらのプロジェクトに関わっているメンバーの代表1人に、プロジェクトに関する決定事項をメールで伝えるとする。その際に、その決定事項で影響のある他のメンバー数名を「CC」に入れていても、そのうち何名かが、その決定事項を知らずにプロジェクトを進めていたことが後で発覚して、エラいことになる・・・みたいなことも。

これは、メールに込められている「CC」の意味と意図を、相手に伝えきれていないことによって起こっている問題といえるでしょう。

では、どうすれば「CC」トラブルは回避できるのか?

ひとつの解決策として、メールの冒頭にでも、「TO」が誰で、「CC」が誰なのかを書くことです。

何故かと言うと、メールの上部にある「CC」欄を、しっかりと注意深くみる人は、ほとんどいないからです(もちろんビジネスマナーなどに長けている人はきっと別ですが)。

例えば、

TO:株式会社さんぽずかん メディア事業部 山本様
CC:特集記事プロジェクトリーダー 住野様

上記のように書くのは、正直面倒だとは思います。しかしわざわざメールの冒頭に書くことによってトラブルが回避できるのであれば、後の進行に支障が出る可能性はグッと下がります。これにより、

  1. このメールは誰が読んでいるのか?
  2. このメールのメインは誰なのか?
  3. このメールに自分は返信する必要はあるのか?

といったトラブルに成り得る要素をクリアできるのではないでしょうか?

「CC」には然るべき関係者を入れよう!

このようなひとつの物事でのメールが頻発してくると、連絡内容の論点や、話の中心にいるべき人が変わってくる場合もあると思います。例えば取引先の制作会社にホームページ制作を依頼していて、最初は納期や金額などの話をディレクターと主にやり取りしていたが、話が進むにつれて、デザイン面でデザイナーや、システムの面でシステムエンジニアと・・・と言った具合に、途中からやり取りを効率よくするために、新たに「CC」にメンバーを加えていくこともあるでしょう。

件名:ホームページ制作の納期について
TO:株式会社さんぽずかん 企画制作部ディレクター 山本様
CC:企画制作部デザイナー 住野様、企画制作部SE 近藤様

件名:ホームページの会員登録部分について
TO:企画制作部SE 近藤様
CC:株式会社さんぽずかん メディア事業部 山本様、企画制作部デザイナー 住野様

返信が欲しい場合はしっかりと明記

この「CC」は、冒頭にも書いたとおり、情報共有のためです。ただ、会社の各部署のお知らせや、会社の飲み会の連絡、会議後の議事録などの共有など、こういう「CC」メールにはいちいち返信は必要でないかと思います。ただ出欠の確認や、必ず返信が欲しい場合などは、あえて明記するのが良いでしょう。

件名:ホームページ制作会議の参加有無
TO:株式会社さんぽずかん 企画制作部ディレクター 山本様
CC:住野様、近藤様、山崎様

※CCのメンバーの方も必ず返信をお願いいたします。

メインが自分宛てでない場合のメールは、意外と返信しようと思う人が少ないのが現実です。ただ「TO」で返信してほしい人を入れればというはナシで(笑)
メールの主体が誰なのかということが埋もれてしまっては、元も子もない話になってしまうので。

ただし「CC」だらけのメールもダメです!
「CC」が多すぎても、メールを読んでいる側も、書いている側も、何を伝えようとしているメールの内容なのか、意図を汲み取れないようになってしまいかねないからです。それでは「CC」を使っている意味以前の問題になってしまうので、「CC」に入れるメンバーは、しっかりと目的を持って厳選しましょう。

さいごに

LINEなどが当たり前にビジネスでの連絡ツールとして使われている現在、今さらメーリングリスト?CC?と思う人もいるかもしれません。それでも、まだまだメールをビジネス上でのツールのメインであることに変わりはありません。「CC」というメールの基本的な機能をうまく使いこなし、物事を円滑に進めて運用していくことが大切でしょうし、ビジネスマナーのひとつとして、ともに仕事をする方々には、使いこなせる人であって欲しいし、自分もそうでありたいと思います。

ちなみに、もし自分が「CC」に入っている場合、返信に迷う必要はありません。必要に応じて返信してください。必要な人であるからこそ「CC」に入っているのですから。

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